Inleiding

Deze Algemene Verordening betreffende Bescherming van Persoonsgegevens is voornamelijk van toepassing op de leden van SKIF Belgium vzw alsook op diegenen waarvan SKIF-B de gegevens verwerkt. Wij respecteren uw persoonlijke levenssfeer en waarderen uw vertrouwen. Als onderdeel van onze inspanningen om te verduidelijken hoe wij uw persoonlijke aan ons verstrekte informatie behandelen en in overeenstemming met de European General Protection Regulation (GDPR) vragen wij u om deze Algemene Verordening aandachtig Door te nemen. Wij kunnen op elk ogenblik deze verordening aanpassen zonder voorafgaandelijke verwittiging maar steeds in overeenstemming met de geldende wetten. Elke wijziging is onmiddellijk van toepassing van zodra de gewijzigde verordening op de SKIF Belgium website wordt gepubliceerd. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen raden wij u aan om regelmatig de tekst van de Algemene Verordening te raadplegen.

​

Algemene Verordening betreffende Bescherming van Persoonsgegevens

De vereniging zonder winstoogmerk SHOTOKAN KARATE-DO INTERNATIONAL FEDERATION BELGIUM [verder genoemd “SKIF-B” of “SKIF Belgium” of “de ORGANISATIE” of “de VZW” of “de FEDERATIE” (Avenue Baron Seutin 19 – 1410 Waterloo)] respecteert uw privé-leven en verzamelt persoonlijke gegevens van zijn leden [beoefenaars of vertegenwoordigers van (leden)clubs] of van derden voor de Doelstellingen zoals verder beschreven. In deze richtlijn hebben de termen “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Persoonsgegevens”, “Persoonlijke Gegevens”, “Verwerking”, “Verwerker”, “Derde/Derden”, “Toestemming”, “Betrokkene of Lid of Kandidaat”, dezelfde betekenis zoals beschreven in het Algemeen Reglement op de beveiliging van gegevens (GDPR), Reglement EU 2016/679 van het Europees Parlement en de Europese Raad.

​

Doelstellingen van de Verwerking

SKIF-B verzamelt uw persoonlijke gegevens met de volgende Doelstellingen:

1. Het correct beheer van de actieve leden (= in bezit van een geldige vergunning) en de uitoefening van hun rechten en plichten;

2. Het medisch geschiktheidsattest en het beheer van risico’s eigen aan sportactiviteiten;

3. Bekendheid van de federatie promoten;

4. Het beheer van de clubs;

5. Het beheer van de VZW inkl. het bijhouden van de gegevens van de Leden van de Raad van Bestuur;

6. Houden van deelnemerslijsten tijdens activiteiten

​

1. Het correct beheer van de actieve leden en de uitoefening van hun rechten en plichten

SKIF-B verzamelt de gegevens van de kandidaten van zodra zij actief lid worden van de organisatie met het oog op goed beheer van het lidmaatschap en met het oog op het laten gelden van haar (i.e. van SKIF-B) rechten en plichten (vb. geding). Deze gegevens zijn o.a.: identificatiegegevens (zoals naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nummer van de identiteitskaart, nationaliteit, geslacht, foto, enz. ..), contactgegevens (zoals adres, vast of mobiel telefoonnummer, e-mail adres), beroep en studieopleiding, evenals een medisch geschiktheidscertificaat (zie verder).

​

Bovendien genereert SKIF-B aanvullende persoonsgegevens zoals het nummer van de club waarbij de betrokken persoon is aangesloten, zijn/haar lidnummer, zijn/haar datum van eerste inschrijving bij de VZW, zijn/haar datum van hernieuwing van zijn/haar vergunning/verzekering, de examendatum voor 1 Kyu en bij uitbreiding de examendatums en diplomanummers met betrekking tot examens zwarte gordel.

​

De gegevens van de betrokkenen worden gedeeld binnen de schoot van de VZW evenals met de clubs van de betrokkenen teneinde de gegevens correct en regelmatig bij te werken.

Deze gegevens kunnen ook gedeeld worden met de Shotokan Karate-do International European Federation (SKIEF) binnen de schoot van de Europese Unie alsook met de wereldwijde Shotokan Karate-do International Federation (SKIF) gevestigd in Japan dat als land ook door de Europese Commissie is erkend met betrekking tot gegevensbescherming.

Deze gegevens mogen eveneens gedeeld worden met derden (vb. organisatoren van activiteiten), enkel in het belang van de betrokken persoon (vb. inschrijving bij internationale activiteiten, reservatie voor vliegtuigticketten, enz.). In dit kader kan de transfer van gegevens ook gebeuren naar landen buiten de Europese Unie die niet noodzakelijk een adequaat niveau van gegevensbescherming bieden.

​

De persoonsgegevens worden verder niet meegedeeld aan andere bestemmelingen en evenmin aan landen buiten de Europese Unie.

 

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende de periode van het lidmaatschap bij de VZW alsook tot vijf jaar nadat het lid de organisatie heeft verlaten.

​

2. Het medisch geschiktheidsattest en het beheer van de risico’s eigen aan sportactiviteiten

Teneinde lid te worden van de organisatie en meer bepaald om hem/haar tegen elk risico met betrekking tot de gezondheid van de kandidaat te beschermen en teneinde te beantwoorden aan de locale wetgeving ter bescherming van de sportrisico’s wordt aan de betrokkene gevraagd een medisch geschiktheidscertificaat over te leggen. Dit geschiktheidsattest is geen medisch gegeven. Dit attest behoort bij het lid en wordt niet gedeeld buiten de VZW.

Binnen deze context verzamelt SKIF- B geen enkel ander medisch gegeven. Indien de organisatie toch nog zulke gegevens vanwege de betrokkene ontvangt dan worden deze nooit bewaard. 

SKIF-B heeft ook een wettelijk belang in het verwerken van de persoonsgegevens met het oog op het uitoefenen van haar rechten en plichten. Ten dien einde kan SKIF-B de gegevens delen met haar Belgische verzekeraar.

 

Mits hun toestemming kan SKIF-B van haar leden ook andere gegevens - al of niet medisch - verzamelen (zoals allergieën, voedingsgewoonten, medische antecedenten, enz....) met het oog op het zo goed als mogelijk uitsluiten van elk gezondheidsrisico tijdens activiteiten georganiseerd door de organisatie zelf of activiteiten waar de organisatie aan deelneemt (vb. wedstrijden, internationale seminaries,...). In zulk geval kan deze informatie enkel ten voordele van de betrokkene gedeeld worden met derden (vb. organisatoren van activiteiten) die gevestigd zijn in een land buiten de Europese Unie dat niet noodzakelijk een adequaat niveau van gegevensbescherming biedt.

 

3. Bekendheid van de organisatie promoten

SKIF-B heeft een rechtmatig belang om van zijn leden maar ook van derden (zoals deelnemers, lesgevers, of elk ander aanwezig persoon) die aanwezig zijn op een activiteit foto’s, video’s, enz... te verzamelen.

 

Deze persoonsgegevens worden gebruikt voor promotie- en marketingdoelstellingen voor de VZW (zoals creatie van een website, filmen, affiches,...).

 

Deze foto’s, video’s, enz... kunnen gepubliceerd worden op de website van SKIF-B, evenals op de door de VZW gebruikte sociale netwerken (zoals bv. Facebook of Instagram).

 

De betrokkene erkent ook onherroepelijk afstand te doen van zijn intellectuele rechten met betrekking tot deze foto’s, video’s, enz... tegenover SKIF-B.

 

4. Beheer van de Clubs

SKIF-B vergaart de persoonsgegevens van de leden die verantwoordelijk zijn voor de clubs die behoren tot de VZW zoals: de identificatiegegevens (naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, nummer identiteitskaart, nationaliteit, geslacht, foto, enz ...) en de contactgegevens (adres, vast of mobiel telefoonnummer, e-mailadres).

​

Deze gegevens worden verzameld teneinde de clubs en hun contacten te beheren. De gegevens worden bewaard tot vijf jaar na uitschrijving door de organisatie.

​

Deze gegevens worden ook verwerkt door de VZW teneinde haar rechten en plichten te kunnen uitoefenen waar nodig.

​

5. Beheer van de VZW incl. het bijhouden van de gegevens van de Leden van de Raad van Bestuur

SKIF-B vergaart de volgende persoonsgegevens van de leden van zijn Raad van Bestuur: identificatiegegevens (zoals naam, voornaam, datum en plaats van geboorte,nummer identiteitskaart, nationaliteit, geslacht, foto, enz. ..) en hun contactgegevens (adres, vast of mobiel telefoonnummer, e-mailadres).

​

Deze persoonsgegevens worden verzameld voor beheer doeleinden en ook met het oog op het vervullen van de wettelijke verplichtingen zoals het verstrekken van gegevens (ter publicatie) in het Belgisch Staatsblad.

​

Deze gegevens worden eveneens verwerkt door de VZW teneinde haar rechten en plichten uit te oefenen waar nodig.

​

De persoonsgegevens van de leden van de Raad van Bestuur en hun historiek worden bewaard zolang de VZW zal bestaan.

​

6. Houden van deelnemerslijsten tijdens activiteiten

SKIF-B heeft er een wettelijk belang bij om de identificatiegegevens te verzamelen van diegenen die deelnemen aan haar activiteiten zoals bv. voornaam, naam, land en club teneinde de veiligheid van de deelnemers te waarborgen en ook om een deelnemerslijst op te stellen als verantwoord en ondersteunend bewijs (bijv. als boekhoudkundige staving).

​

Krachtens de geldende fiscale voorschriften waaraan SKIF-B is onderworpen, worden deze lijsten zeven jaar na het jaar waarin de activiteit heeft plaatsgevonden bewaard.

​

Deze persoonlijke gegevens mogen in voorkomend geval gedeeld worden met de Belgische Fiscale Autoriteiten, bijvoorbeeld bij boekhoudcontroles. Zij mogen ook gedeeld worden met de personen die zijn aangesteld als auditor om de boekhouding van de organisatie te controleren tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering.

​

Uw rechten met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer

Tijdens de verwerkings- resp. bewaarperiode van uw gegevens, heeft u het recht om inzage ervan te hebben, om ze te verbeteren, om er een kopie van te ontvangen of ze te schrappen in de mate waarin het door de wet op het privéleven is toegestaan.

​

Wanneer u uw akkoord heeft gegeven voor een persoonlijke verwerking, heeft u het recht om dit akkoord zonder kosten en zonder enige rechtvaardiging in te trekken. Let wel, deze intrekking heeft geen invloed op de wettelijkheid van de verwerking vóór de intrekking van uw akkoord.

​

In sommige gevallen heeft u ook het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

​

Gelieve u via mail te wenden tot Stephan Vanlerberghe (stephan.vanlerberghe@skifb.be) indien u uw recht wil doen gelden of indien u vragen heeft met betrekking tot deze verordening of indien u vragen heeft over hoe de organisatie uw persoonsgegevens verwerkt.

​

U heeft ook het recht om vragen te stellen of klacht neer te leggen bij de Belgische Autoriteiten bevoegd voor de persoonlijke levenssfeer of bij de hiervoor bevoegde locale instanties.

​

Onze lokale autoriteit is :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)              Autorité de la Protection des Données

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel                          Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Telefoon : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : contact@apd-gba.be

Website: www.dataprotectionauthority.be