Introduction

Cette politique de vie privée s’applique principalement à tous les membres de la SKIF Belgium, ainsi qu’aux autres individus dont les données sont traitées par la SKIF Belgium. Nous respectons votre vie privée et apprécions votre confiance. Afin que vous compreniez mieux comment nous traitons les données personnelles que vous partagez avec nous, et en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), merci de revoir attentivement la notification ci-dessous.

 

Nous pouvons changer notre politique de vie privée à tout moment, sans avertissement préalable, mais toujours en conformité avec les lois applicables. Tout changement sera applicable immédiatement, dès la mise à disposition de la politique sur notre site internet. Nous vous encourageons donc à consulter cette notification régulièrement.

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Notification sur la Vie Privée

L’asbl SHOTOKAN KARATE-DO INTERNATIONAL FEDERATION BELGIUM [ci-après « SKIF-B » ou « SKIF Belgium » ou l’ « ASBL » ou « l’ORGANISATION » ou la « FÉDÉRATION» (Avenue Baron Seutin 19 à 1410 Waterloo)] respecte votre vie privée et collecte les données personnelles de ses membres (pratiquants ou responsables de clubs adhérents) ou de Tiers aux fins des traitements décrits ci-dessous.

 

Dans cette notification, les termes « Responsable du traitement », « Données à caractère personnel » (ou indifféremment « Données personnelles »), « Traitement », « Sous-traitant », « Tiers », « consentement », « personne concernée », « membre » ou « candidat » ont la même signification que celles décrites dans le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, Règlement EU 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil).

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Finalités de traitement

La SKIF-B collecte vos données personnelles pour les finalités suivantes :

1. Administration des membres actifs (tenant licence valable) et gestion de son contentieux ;

2. Attestation médicale d’aptitude et gestion des risques liés à la pratique sportive ;

3. Promotion de la fédération ;

4. Administration des clubs ;

5. Administration de l’ASBL et le suivi des données des membres du Conseil d’Administration inclus ;

6. Tenue des listes de participants aux événements.

 

1. Administration des membres actifs (tenant licence valable) et gestion de son contentieux

La SKIF-B récolte les informations suivantes des personnes concernées lorsqu’elles deviennent membres pratiquants de l’association, ainsi qu’en vue de faire valoir ses droits et obligations le cas échéant (e.g. procès) : données d’identification (telles que les nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de carte d’identité, nationalité, genre, photo, etc…), les données de contact (telles que l’adresse, le numéro de téléphone mobile/fixe, l’adresse e-mail), la profession et le niveau d’éducation (tel que le diplôme ou les études suivies) et un certificat médical d’aptitude (voir plus bas).

 

En outre, la SKIF-B génère des données personnelles supplémentaires comme le numéro du club associé à la personne concernée, son numéro de membre, sa date de première inscription dans l’asbl, sa date de renouvellement de licence-assurance, sa date d’examen 1er Kyu et par extension les dates de l’examen et les numéros de diplôme liés aux examens de ceinture noire.

 

Les données des personnes concernées sont partagées au sein de l’asbl, ainsi qu’avec les clubs concernés en vue d’assurer une actualisation régulière des données. Les données peuvent aussi être partagées au sein de l’Union Européenne avec la fédération Shotokan Karate-do International European Federation (SKIEF), ainsi qu’avec la fédération mondiale Shotokan Karate-do International Federation (SKIF) établie au Japon, pays reconnu par la Commission Européenne comme pays adéquat concernant la protection des données personnelles.

Ces données peuvent aussi être partagées avec des Tiers (ex. organisateurs d’événements), uniquement dans l’intérêt des Personnes concernées (ex. inscription à des événements internationaux, réservation tickets d’avion, etc.). Dans ce cadre, le transfert peut se faire vers des pays hors de l’Union Européenne, n’offrant pas nécessairement un niveau de protection adéquat des données.

 

Les données ne sont pas communiquées à d’autres destinataires, ni vers des pays hors de l’Union Européenne, pour cette finalité.

 

Les données sont conservées pendant toute la durée pendant laquelle la personne concernée est membre de l’asbl, ainsi que pendant les cinq années suivant sa désinscription.

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2. Attestation médicale d’aptitude et gestion des risques liés à la pratique sportive

La SKIF-B récolte de la personne concernée, en vue de devenir membre de l’asbl et afin de préserver son intégrité physique ainsi que se conformer aux lois applicables sur la prévention des risques liés à la pratique sportive, un certificat médical attestant que la personne concernée est apte à la pratique du Karaté. Ce certificat d’aptitude n’est pas une donnée médicale. Il ne se rapporte qu’au membre et n’est pas partagé en dehors de l’asbl.

 

Dans ce cadre, la SKIF-B ne récolte aucune autre donnée médicale. Si elle en reçoit quand même du membre pratiquant, ces données ne sont jamais conservées.

 

La SKIF-B peut également faire valoir son intérêt légitime à traiter cette donnée personnelle en vue de faire valoir ses droits et obligations. A cette fin, l’asbl peut transférer les données à son assureur Belge.

 

La SKIF-B peut enfin récolter de ses membres, avec leur consentement, d’autres données relatives à la santé (comme les allergies, les habitudes alimentaires, les antécédents médicaux, et autres) dans le but de prévenir les risques liés aux activités organisées par ou pour l’asbl, ou auxquelles l’asbl veut faire participer ses membres pratiquants (ex. compétition, stages à l’étranger,…). Ces données peuvent être partagées avec des Tiers (ex. organisateurs d’événements), uniquement dans l’intérêt des personnes concernées. Dans ce cadre, le transfert peut se faire vers des pays hors UE, n’offrant pas nécessairement un niveau de protection adéquat des données.

 

3. Promotion de la fédération

La SKIF-B a un intérêt légitime à récolter de ses membres, mais également les Tiers présents à ses activités (comme pratiquants, professeurs, ou spectateurs) des photos, des vidéos, etc. Ces données personnelles sont utilisées à des fins de promotion et marketing de l’asbl (comme la création de pages web, de films, d’affiches,….). Ces photos, vidéos, etc… peuvent être publiées sur le site internet de la SKIF-B, ainsi que sur les réseaux sociaux utilisés par l’asbl (e.g. Facebook ou Instagram). La personne concernée reconnaît également céder irrévocablement tous ses droits intellectuels relatifs à ces photos, vidéos, etc… à la SKIF-B.

 

4. Administration des clubs

La SKIF-B récolte les données personnelles suivantes des personnes responsables des clubs adhérents à l’asbl : les données d’identification (telles que les nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de carte d’identité, nationalité, genre, photo, etc…) et les données de contact (telles que l’adresse, le numéro de téléphone mobile/fixe, l’adresse e-mail).

 

Ces données sont récoltées à des fins d’administration des clubs et des contacts. Elles sont conservées jusqu’à cinq ans après la désinscription du club de la SKIF-B.

 

Ces données sont également traitées par l’asbl pour la gestion de son propre contentieux et de manière générale afin d’exercer ses droits et obligations.

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5. Administration de l’ASBL et le suivi des données des membres du Conseil d’Administration inclus

La SKIF-B récolte les données personnelles suivantes des membres de son Conseil d’Administration : les données d’identification (telles que les nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de carte d’identité, nationalité, genre, photo, etc…) et les données de contact (telles que l’adresse, le numéro de téléphone mobile/fixe, l’adresse e-mail).

 

Ces données personnelles sont récoltées à des fins d’administration et en vue de remplir les obligations légales, comme celle de publicité des informations au Moniteur Belge.

 

Ces données personnelles sont également traitées par l’asbl pour la gestion de son propre contentieux, et de manière générale afin de faire valoir ses droits et obligations.

 

Les données personnelles relatives au conseil d’administration et l’historique de ses membres sont conservées aussi longtemps que l’asbl existe.

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6. Tenue des listes de participants aux événements

La SKIF-B a un intérêt légitime à collecter les données d’identification des participants à ses événements, telles que les nom, prénom, pays et club, aux fins de gérer la sécurité lors des événements, et de tenir un registre de participation (par exemple comme preuve comptable).

 

Ces listes sont tenues sept ans, à partir de l’année suivant celle où l’événement a eu lieu, en vertu des obligations fiscales et comptables auxquelles la SKIF-B est soumise.

 

Ces données personnelles peuvent, le cas échéant, être partagées avec les autorités fiscales belges par exemple lors de contrôles de la comptabilité. Elles peuvent être également partagées avec les commissaires aux comptes, chargés de la vérification de la trésorerie lors de l’Assemblée Générale annuelle.

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Vos droits relatifs à la vie privée

Pendant la période de traitement ou de conservation de vos données personnelles vous avez le droit d’y accéder, de les corriger, de recevoir une copie ou encore de les effacer, dans la mesure permise par les lois relatives à la vie privée.

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Lorsque vous avez donné votre consentement pour un traitement particulier, vous avez le droit de retirer ce consentement sans frais et sans devoir le justifier. Dans ce cas, ce retrait ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

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Dans certains cas, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.

 

Pour exercer vos droits, ou en cas de questions relatives à cette notice ou sur la façon dont la SKIF-B protège votre vie privée en général, vous pouvez les adresser par email à Stephan Vanlerberghe (stephan.vanlerberghe@skifb.be).

 

Vous avez également le droit de poser des questions ou déposer plainte à l’autorité Belge de la protection de la vie privée, ou alternativement, auprès des autorités de votre lieu de domicile.

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Notre autorité locale est :

Autorité de la Protection des Données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Phone: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact(at)apd-gba.be

Website: www.dataprotectionauthority.be